Kehityspäällikkö Juha Niemi on työskennellyt Ilta-Sanomissa 1980-luvun lopulta saakka. Hän oli tottunut ajattelemaan, että toimituksen prosessit ovat suoraviivaisia ja koneisto hioutunut.

Vuosi sitten Sanoma kuitenkin alkoi kiinnittää erityistä huomiota työnkulkuihin. Se perusti ensin kokeiluna Arjen helpotus -tiimin, joka pyrkii Ilta-Sanomien ja Helsingin Sanomien toimitustyön sujuvoittamiseen. Niemi alkoi itsekin käyttää osan työajastaan kahdeksanhenkisen ryhmän toimintaan.

Tiimin työtä alkoi johtaa sittemmin Sanomalle vakinaistettu Ernst & Youngin konsultti Sonia Mathews.

– Aluksi olin sitä mieltä, että älkääpäs nyt konsultit puuttuko tähän, Juha Niemi sanoo.

Hän joutui kuitenkin myöntämään, että järkeistämistä löytyy.

Toimituksella ei esimerkiksi ollut vakiintunutta, jaettua kieltä verkkojuttujen koosta puhumiseen samaan tapaan kuin printissä on ollut yhden palstan ja aukeaman juttuja. Verkkojutut on nyt luokiteltu S-, M- ja L-kokoluokkiin, ja luokitukseen liittyy muitakin ominaisuuksia kuin jutun mitta.

– Se on ollut merkittävä oivallus, joka säästää aikaa, Niemi sanoo.

– Jos uutispäälliköllä ja toimittajalla ei ole yhteistä kieltä siihen, millainen juttu tässä nyt tilattiin, käy helposti niin, että toimittaja tekee koko päivän työn vaativan pitkän jutun. Kaikki maailman jutut eivät ole niin tärkeitä.

Lean-kehityspäällikkö Sonia Mathews sanoo, että työnkuluissa on aina parannettavaa.

Helsingin Sanomien ja Ilta-Sanomien toimituksia on rukattu isosti viimeisen kymmenen vuoden aikana, jotta ne voisivat pärjätä digiympäristössä. Esimerkiksi Ilta-Sanomissa erilaisia rooleja on tullut lisää, deskit ovat kasvaneet ja töitä tehdään ympäri vuorokauden.

Mathewsin mukaan organisaatiouudistuksissa ei usein kiinnitetä riittävästi huomiota työnkulkuihin.

– Ne vain muovautuvat, hän sanoo.

Nyt virtausta halutaan helpottaa ja poistaa arjesta hukkaa.

Ajatus on leania. Autoteollisuudesta kaikkialle yrityselämään levinnyt johtamisfilosofia korostaa prosessien suoruutta ja nopean kokeilemisen kulttuuria. Sanoman strategiassa lean on yksi keino parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja tehostaa samalla kertaa. Taustalla on olettama, että työntekijän tyytyväisyys lisää asiakkaiden tyytyväisyyttä.

– Koska mediankulutuksen muutos on jatkuvaa, meidän pitää koko ajan parantaa toimintaa. Lean tuo tähän systematiikan, Mathews sanoo.

Hän haluaa luoda toimituksiin kulttuuria, jossa työhön liittyviä ongelmia tuodaan esiin. Pulmista raportoimiseen on luotu oma Slack-kanavansa.

– Joka päivä tulee viestiä, että on tällainen ongelma, Mathews kuvaa.

Toimituksen rutiineissa piilevää hukkaa on monenlaista.

– Kognitiivista hukkaa usein aliarvioidaan. Yksi esimerkki tästä on, jos laitamme ihmiset tekemään tehtäviä, jotka eivät täytä heidän koko kapasiteettiaan, Mathews sanoo.

Tällaista työtä on esimerkiksi julkaisujärjestelmien monivaiheinen kliksuttelu. Arjen helpotus -tiimin ensimmäinen saavutus oli rakentaa robotti, joka vähentää STT:n juttujen julkaisemisen työvaiheita.

Mathewsin mukaan myös ylituottaminen voi olla hukkaa, esimerkiksi jutun näkökulman vaihteleminen pitkin prosessia tai liika editointi.

– Toimitustyössä on tietysti hyvin subjektiivista, mihin editoinnin standardi asetetaan, Mathews sanoo.

Arjen helpotus tutkii systemaattisesti eri työnkulkuja ja kerää tietoa prosessien ongelmista suoraan tekijöiltä.

– Me käytämme 95 prosenttia ajasta siihen, että ymmärrämme ongelman ja viisi prosenttia siihen, että ratkaisu löytyy, Sonia Mathews kuvaa.

Tähän mennessä löydettyjä epäsujuvuuksia on esimerkiksi se, että deskityössä roolien työnjako ei ole kirkas vaan päällekkäistä työtä on jonkin verran. Helsingin Sanomissa iltadeskin aikaa menee juttujen lyhentämiseen printtijulkaisua varten.

Toimituksille tyypillinen editoinnin pullonkaula on, että jutut valmistuvat samaan aikaan päivän päätteeksi. Kaikkiin näihin pohditaan ratkaisuja.

Korona-ajan etätyö on vaikeuttanut ongelmien ratkaisua, mutta on siitä ollut hyötyäkin. Toimituksen kommunikaatio siirtyi yhdessä yössä yhteen kanavaan, Slackiin. Aiemmin sisältöjä suunniteltiin eri kokoonpanoissa palavereissa, kahviautomaatilla, sähköisissä kanavissa… Tieto ei aina välittynyt kaikille asianosaisille.

– Olemme yrittäneet parantaa suunnittelua niin, että toimitusten eri osissa tiedetään, millaisia juttuja on valmistumassa, ja että jutut valmistuessaan vastaisivat suunnitelmia, Kalle Silfverberg sanoo.

Silfverberg siirtyi keväällä Helsingin Sanomien kaupunkitoimituksen esimiehen tehtävästä kokoaikaiseksi Arjen helpotus -tiimiin. Hänen tontilleen kuuluu myös Alma Medialta ostettujen lehtien integroiminen osaksi Sanomaa.

Journalistista prosessia sujuvoittavassa Arjen helpotus -tiimissä on kahdeksan jäsentä Helsingin Sanomien ja Ilta-Sanomien toimituksista: osastoesimiehiä, uutispäälliköitä, toimittajia. He käyttävät vaihtelevan osan työajastaan työnkulkujen pohtimiseen. He osallistuvat analyyseihin, vetävät kehityshankkeita ja levittävät lean-ajattelua toimituksiin.

Onko panostus työrutiinien läpikäymiseen kaiken vaivan väärti?

Kalle Silfverbergin mielestä on.

– Ongelmien etsiminen ja ratkaiseminen on parhaimmillaan kertaluontoista työtä, joka kantaa vuosikausia. Koen, että ilman muuta jonkin aikaa kannattaa panostaa ihan kunnolla ratkaisujen miettimiseen, Silfverberg sanoo.

– Tähän mennessä merkittävintä on ollut se, että on systemaattisesti kartoitettu sujuvuutta haittaavia asioita ja edes aloitettu asioiden ratkaiseminen.

Myös Helsingin Sanomien toimittajan Teija Sutisen mielestä työrutiinien läpikäyminen on järkevää. Hänen mielestään on hyvä, että työtä vetävät ihmiset, jotka tuntevat ongelmat omakohtaisesti.

– Mutta kyllä siinä vaaditaan johdolta aikamoista sitkeyttä, että toteutus läpäisee koko organisaation, Sutinen sanoo.

Esimerkiksi verkkojuttujen koon standardisoimista S-, M- ja L-kokoluokkiin pitäisi hänen mielestään jumpata ja tolkuttaa paljon enemmän.

Eniten Sutinen kaipaisi helpotusta tietoteknisten taitojen ylläpitämiseen työn ohessa ja toisaalta siihen, että avokonttorissa voisi olla enemmän keskeytyksetöntä aikaa.

Sutiselle Arjen helpotus on näkynyt eniten niin, että toimittajien on toivottu viimeistelevän juttunsa aiempaa huolellisemmin, kuten lisäävän tarvittavat asiasanat ja etsimään juttuun kuuluvat kuvat. Toimitukselle on jaettu asiasta tarkistuslista.

– Se ei ehkä ole helpottanut omaa arkeani, mutta näen vähän enemmän vaivaa, jotta muiden työt sujuvat paremmin. Kun itse olin kesällä tuottajana, työtä helpotti, ettei tarvitse hoitaa niitä pieniä yksityiskohtia.

Toimitusprosessien sujuvoittaminen on osa Sanoman laajempaa panostusta lean-johtamisfilosofiaan. Sanomalla aloitti viime vuodenvaihteessa neljän lean-asiantuntijan osaamiskeskittymä, johon Sonia Mathewskin kuuluu. Ryhmää vetää lean lead Topi Hirvonen.

Prosesseja sujuvoitetaan toimitusten lisäksi myös Sanoman myyntiorganisaatiossa: työpanosta pyritään kohdentamaan niin, että se loisi entistä enemmän arvoa.

Hirvonen korostaa, että vaikka lean-metodeilla voi saada nopeita voittoja – vaikka rakentaa työtä vähentävän robotin – merkittävämpi kulttuurinen muutos kohti jatkuvaa parantamista on hidas ja vaatii pitkäjänteistä sitoutumista menetelmään.

Joitakin rusinoita ehkä kuitenkin kannattaa poimia pullasta.

Ilta-Sanomien kehityspäällikkö Juha Niemi ajattelee, että missä tahansa toimituksessa tekee hyvää pysähtyä pohtimaan prosesseja: piirtää tai kirjoittaa ne auki ja katsoa, onko siinä kaikki niin tarkoituksenmukaista kuin voi olla. Välillä voi vaihtaa tarkastelun fokusta. Miksi kuvat liikkuvat meillä näin? Miksi printin prosessi on tämä?

– Sen perustelu, miksi meillä tehdään niin kuin tehdään, tekee varmasti hyvää ihan kaikille, Niemi sanoo.

• Näin työnkulkujen ongelmia ratkotaan Ilta-Sanomien ja Helsingin Sanomien toimituksissa
• 1. Ongelmista saa kertoa: Arjen helpotus -tiimi kartoittaa työprosessien ongelmia sekä kyselyissä että suoraan henkilöstöltä. Ongelmien esille tuomiseen on luotu toimituksille oma Slack-kanavansa.
• 2. Työnkulkuja analysoidaan: Tiimi ottaa myös oma-aloitteisesti käsittelyyn eri työnkulkuja. Sellainen voi olla esimerkiksi printtilehden tuotanto. Analyysi alkaa sillä, että saman pöydän ympärille kootaan joukko työntekijöitä puhumaan työvaiheista ja niiden epäsujuvuuksista.
• 3. Ongelmat pitää ymmärtää: Ongelmista kerätään tietoa myös toimitusjärjestelmistä löytyvästä datasta, tekemällä haastatteluja ja havainnoimalla työntekijöitä. ”Havainnointi on superhyvä keino. Samalla voi keskustella henkilön kanssa”, lean-kehityspäällikkö Sonia Mathews sanoo. Ongelmista ratkaistaviksi valitaan vakavimmat, toistuvat ja ne, joihin on kehiteltävissä ratkaisuja.
• 4. Ratkaistaviksi valitaan juurisyyt: Todetuille ongelmille etsitään juurisyitä niiden ihmisten kanssa, joita työvaiheiden pulmat koskevat. Juurisyitä kaivetaan esimerkiksi kysymällä viisi kertaa peräkkäin ”miksi”. Mistä ongelma johtuu? Vasta kun on juurisyy, voidaan etsiä ratkaisuja.
• 5. Kehitystyötä pyrähdyksissä: Joskus juurisyyn ratkaiseminen on helppoa: ohje puuttuu, tehdään ohje. Juurisyitä korjataan myös esimerkiksi neljän viikon kehityspyrähdyksissä, joita vetävät Arjen helpotus -tiimiin kuuluvat toimitusten jäsenet. Tiimi vetää myös pidempiä kehityshankkeita.

> Tilaa Suomen Lehdistön uutiskirje. Tilaa Suomen Lehdistö.