Tunnetko tyypin, joka mukauttaa käyttämiensä ohjelmien tekstikoot omaan silmään sopiviksi ja säätää sähköpostiohjelmien ja viestintäkanavien hälytykset mieluisiksi?
Sen, joka kansioi sähköpostit aiheittain ja tärkeysjärjestyksen perusteella, käyttää tehtävälistoja ja seuraa töissäkin ruutuaikaansa niin, että jokaiselle päivälle on varattu puoli tuntia huomisten kokousten läpikäymiseen?
Minä tunnen. Valtaosa meistä ei silti kuulu tähän joukkoon.
Kun uusia välineitä otetaan käyttöön, keskitymme helposti siihen, miten hoidamme arjen tutut perusasiat. Ohi menevät kaikki ne hyödylliset niksit, joilla voisimme saada ohjelmista enemmän irti.
Haaskamme joka vuosi satoja tunteja, koska emme ehdi opetella fiksumpia työtapoja tai suurentaa liian pieniä ikoneja. Aivan kuin ajaisimme autolla tai fillarilla jatkuvasti vain yhdellä vaihteella.
Pitäisikö jokaisen sählärin sitten syyllistyä siitä, että käytämme työvälineiden ominaisuuksista hyväksemme hädin tuskin kymmenen prosenttia? Ei.
Joka-aamuinen johtajatunti tai kaksi kertaa päivässä syöty terveellinen välipala voi olla henkilökohtainen valinta, mutta työyhteisön kognitiivista ergonomiaa yksilö pystyy petraamaan itse vain tiettyyn rajaan saakka.
”Mitä enemmän rutiineja pystytään järkevästi automatisoimaan, sitä helpompi on hahmottaa, miten jäljelle jäävä työ kannattaisi tehdä.”
Harva voi vaikuttaa kokonaisuuteen: mitä järjestelmiä eri tehtävissä tarvitaan, miten niitä käytetään, mitkä työvaiheet automatisoidaan ja onko analytiikkaraportin fontti tarpeeksi selkeä.
Siksi aivokuormituksen vähentämisen pitäisi olla osa organisaation jatkuvaa kehitystä: yhtä itsestäänselvä tavoite kuin tilauspolun petraaminen, sovelluksen sivullapysymisajan kasvattaminen tai mainosnäyttöjen laadun parantaminen.
Kognitiivisen ergonomian kehittämisessä ei kuitenkaan ole kyse vain aivokuormituksen vähentämisestä.
Se on myös yksi tapa miettiä, mitä työvaiheita arjessa voisi antaa koneen työksi ja opettaa tekoälylle.
Mitä enemmän rutiineja pystytään järkevästi automatisoimaan, sitä helpompi on hahmottaa, miten jäljelle jäävä työ kannattaisi tehdä. Tulosta syntyy usein vasta, kun asioita yksinkertaistaa. Yksinkertaistaminen vaatii aina kokonaisuuksien ymmärtämistä, ei aina uusia ohjelmia, uusia raportteja ja uusia viestintäkanavia.
Aikaa jää enemmän olennaiseen, kun työssä on vähemmän häiriöitä, keskeytykset ovat hallitumpia, tietotulva hillitympää ja välineet sellaisia, joita tekijät osaavat käyttää.
Siksi aivoergonomiankin on oltava organisaatiossa jonkun vastuulla ja mielellään osa koulutussuunnitelmaa ja kehityshankkeita.
Ennen kuin näin on, työn voi kuitenkin jo aloittaa.
Vaikkapa sopimalla, miten Slackin ja Teamsin notifikaatioita käytetään, milloin kollega tägätään jaettuihin tiedostoihin ja kuinka ryhmäviestit kuitataan vain lähettäjälle – ja kuka nämä asiat opettaa.
