Laskin yhden viikon kokoukseni. Niitä oli 35, eikä kokouksia edes ollut paljon: toimituksen aamukokoukset, viikkokokous, tuleviin hankkeisiin liittyviä kokouksia, ideointia monenlaisissa ryhmissä, kahdenkeskinen kokous oman pomon kanssa ja niin edelleen.
Ystäväni, joka työskentelee johtajana valtiolla, saattaa olla kahdessa kokouksessa samaan aikaan: toisessa kännykällä, toisessa läppärillä. Kerran hän oli työpäivän aikana hiihtämässä. Kuoritakin taskuissa oli kaksi kännykkää ja korvissa eri kokoukset.
Syy ei ole ystävässäni. Luin artikkelin kokouksista. Opin, ettei kokouksissa ole mitään vikaa. Ei niistä tarvitse edes hankkiutua eroon. Ongelma on siinä, että suurin osa kokouksista on huonoja.
Huonon kokouksen tunnistaa esimerkiksi siitä, ettei sen agenda ole etukäteen selvillä tai käsiteltävä asia on liian suuri sille varattuun aikaan. Ja koska kokous on surkea, osallistujat tekevät sen aikana kaikenlaista muuta kuin keskittyvät siihen – mikä tekee kokouksesta entistä huonomman.
Mutta ei hätää! Muutamalla pienellä säädöllä, kokouksista tulee parempia, jopa hyviä.
1:1:t. Tässä kokouksessa on tyypillisesti kaksi ihmistä, alainen ja jonkin sortin pomo. Kahdenväliset kokoukset toistuvat säännöllisesti. Usein 1:1:ssä käydään läpi roikkuvia hommia, joihin alainen tarvitsee pomon mielipiteen. Artikkelin mukaan minimiaika on 60 minuuttia, mielestäni puolikin tuntia riittää. Myös näissä kokouksissa agenda pitää kertoa etukäteen, ja se on alaisen tehtävä. Näin pomo saa aikaa valmistautua ja kokouksesta tulee parempi. Pomon tehtävä on antaa alaiselle tilaa. Jos pomo puhuu alaista enemmän, kokous on huono.
”Huonon kokouksen tunnistaa esimerkiksi siitä, ettei sen agenda ole etukäteen selvillä tai käsiteltävä asia on liian suuri sille varattuun aikaan.”
Tiimikokoukset. Tällainen kokous voi olla vaikkapa toimituksen viikkokokous. Myös tämän kokouksen agenda olisi kerrottava osallistujille etukäteen. On hyvä tietää, ideoidaanko kokouksessa uusia juttua, käydäänkö läpi analytiikkaa, annetaanko palautetta vai pohditaanko eettisesti haastavia juttuja. Agendan kertominen on koollekutsujan tehtävä. Kun osallistujat tietävät etukäteen, mistä puhutaan, keskustelusta tulee parempaa. Koollekutsujan pitää olla äänessä vähemmän kuin yleisön, mikä melko harvoin toteutuu.
Katselmukset. Näissä kokouksissa on väkeä organisaation eri puolilta. Toimituksessa tällainen kokous voi olla vaikka yleinen pomokokous. Katselmuksiin osallistuu neljänlaista väkeä. Ensin on koollekutsuja. Hänellä tulee olla karismaa pitää yleisö ja esiintyjät aisoissa, suitsia liian suulaita, aktivoida hiljaisempia sekä pitää huolta aikataulusta. Johdon tehtävä on osallistua keskusteluun, rakentavasti. Johto ei saa olla liian kriittinen, koska se tukahduttaa keskustelun, mikä tekee kokouksesta ajanhukkaa. Esiintyjien hommaa on pitää tiiviit ja kiinnostavat esitykset (4 minuuttia on hyvä maksimimitta). Yleisön tehtävänä on kuunnella, keskittyä ja keskustella. Erityisesti mainittiin, että muiden töiden tekeminen ja sanomalehden lukeminen kokouksessa ei ole hyvätapaista.
Paniikkikokoukset. Kun kaikki on jo mennyt reisille, kutsutaan koolle paniikkikokous. Tällöinkin koollekutsujan pitäisi pohtia, tarvitaanko tätä kokousta todella. Jos kokouksista yli 25 prosenttia on paniikkikokouksia, työt on huonosti organisoitu. Muiden kokousten pitäisi nimittäin ehkäistä paniikkikokousten tarvetta.
Ongelma eivät siis ole kokoukset. Ongelma ovat koollekutsujat ja kokouksiin osallistuvat ihmiset.
